État des lieux de sortie : comparer, constater et rendre les clés

Préparer la comparaison avant le rendez-vous

Retrouvez l'état des lieux d'entrée signé, ses annexes, les compléments acceptés et les photos associées. Ajoutez les éléments documentant les changements survenus pendant le bail, comme le remplacement d'un appareil. Sans ces pièces, il est facile d'attribuer au locataire un défaut déjà présent à son arrivée.

Convenez d'un moment où le logement peut être observé correctement. Pour une location vide, les affaires du locataire ne doivent pas empêcher l'examen des surfaces. Pour un meublé, distinguez son mobilier personnel de celui fourni avec la location. Préparez une présentation similaire au document d'entrée.

Si vous constituez vos prochains dossiers, la méthode d'état des lieux d'entrée permet d'obtenir une base de comparaison plus exploitable. Pour la sortie en cours, travaillez avec les pièces réellement disponibles, sans reconstituer après coup un état initial supposé.

Suivre une checklist de sortie

• Vérifier la date, l'adresse du logement et l'identité des parties ou mandataires.
• Reprendre chaque pièce, équipement et annexe figurant au bail.
• Comparer les observations actuelles avec celles de l'entrée et leurs compléments.
• Relever les compteurs concernés et vérifier les meubles de l'inventaire.
• Noter la nouvelle adresse du locataire et la date de l'état des lieux d'entrée.
• Dénombrer les clés et badges restitués, puis relire et signer le constat.

Le décret du 30 mars 2016 prévoit les informations communes aux deux états des lieux et des mentions propres à la sortie. Le document doit permettre d'identifier les évolutions constatées. Les parties peuvent utiliser un document à deux colonnes ou deux documents de présentation comparable.

Distinguer vétusté et dégradation

La vétusté correspond à l'usure ou à la détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements. Elle ne doit pas être facturée comme une faute du locataire. L'ancienneté, la durée d'occupation et l'état initial comptent dans l'analyse.

Une grille de vétusté peut être convenue dans le cadre prévu par le décret, à partir des accords collectifs concernés. N'inventez pas un taux universel d'abattement à appliquer à tout équipement. Une durée de vie ou une part résiduelle doit reposer sur un cadre explicable.

Exemple : une rayure était déjà notée sur une porte à l'entrée. Sa simple présence à la sortie ne justifie pas de retenir le prix d'une nouvelle porte. Si un dommage supplémentaire est constaté, isolez ce changement et examinez son coût propre plutôt que de facturer une remise à neuf générale.

Séparer le constat et le chiffrage

Pendant la visite, décrivez les faits. Le coût d'une réparation peut nécessiter un devis ultérieur ; il n'est pas nécessaire de transformer chaque observation en prix immédiat. Une signature au bas du constat ne rend pas automatiquement justifié n'importe quel montant de retenue.

Pour une somme réclamée, reliez la pièce touchée, le constat initial, le constat final, la responsabilité examinée, la vétusté et le justificatif de coût. Un devis ou une facture doit correspondre au dommage invoqué. Évitez les forfaits arbitraires de nettoyage ou de remise en état sans éléments explicatifs.

Locallo permet de préparer et conserver les états des lieux avec les documents de la location. Les observations et les photos servent à documenter le dossier ; elles ne remplacent pas l'examen du bien-fondé d'une retenue.

Documenter la restitution des clés

Inscrivez les clés et moyens d'accès rendus ainsi que la date effective de remise au bailleur ou à son mandataire. La nouvelle adresse du locataire facilite l'envoi du décompte. Ne confondez pas la visite, la fin du préavis et la remise des clés si ces événements ont lieu à des dates différentes.

La restitution des clés déclenche le délai de remboursement du dépôt de garantie : un mois lorsque l'état de sortie est conforme à l'entrée, deux mois sinon, sous réserve des règles de retenue justifiée et de clôture des comptes. Le délai ne commence pas seulement lorsque le propriétaire obtient tous ses devis.

Conservez aussi le suivi des charges locatives encore à régulariser. Les comptes du logement et l'état matériel sont liés pour le solde final, mais doivent rester détaillés en postes distincts.

Que faire en cas de désaccord ?

Relisez les points contestés avec le locataire et consignez des observations précises. Ne masquez pas un désaccord sous la mention « conforme » si ce n'est pas ce qui a été constaté. Lorsque l'état des lieux amiable ne peut pas être établi, la loi prévoit un commissaire de justice, avec information des parties au moins sept jours à l'avance et frais partagés dans ce cadre.

L'état des lieux de sortie amiable ne peut pas être facturé au locataire par une clause du bail. Cette règle ne doit pas être confondue avec le coût du constat locatif réalisé selon la procédure légale. Si le désaccord porte ensuite sur une retenue, rassemblez les pièces comparatives et sollicitez un interlocuteur compétent, notamment l'ADIL, plutôt que d'appliquer un barème improvisé.